Les systèmes d’information sont des outils indispensables pour une organisation.
Ils facilitent la circulation, le traitement, le stockage et l’exploitation des données relatives aux activités.
Mais si ces systèmes sont mal gérés, ils peuvent devenir des sources de problèmes et impacter la productivité. Quels sont ces problèmes ?
C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Nous y analyserons plusieurs impacts d’une mauvaise gestion des systèmes d’information sur la productivité.
Une efficacité opérationnelle réduite
L’efficacité opérationnelle mesure la capacité d’une organisation à accomplir ses tâches avec le minimum de ressources. Elle dépend de la qualité des informations disponibles.
Si ces informations sont erronées, obsolètes ou incomplètes, elles peuvent entraîner des erreurs de saisie, des retours clients, des pertes de stock ou des ruptures de service. Ces dysfonctionnements réduisent l’efficacité opérationnelle et nuisent à la performance.
Des décisions retardées ou inadaptées
La prise de décision nécessite des informations fiables et pertinentes. Si les systèmes d’information impliqués dans ce processus ne fournissent pas ces informations, ou si elles sont difficiles à accéder, les décideurs peuvent être confrontés à des dilemmes ou des incertitudes.
Ces facteurs ralentissent le processus décisionnel et retardent la réponse aux opportunités ou aux menaces. Ils peuvent aussi conduire à des décisions inadaptées, voire inefficaces.
Une perte de temps considérable
Le temps, cette ressource précieuse pour toute organisation, doit être utilisé de manière optimale pour atteindre les objectifs fixés. Or, une mauvaise gestion des systèmes d’information peut entraîner une perte de temps considérable pour les employés.
En effet, ces derniers doivent rechercher et corriger les informations erronées ou manquantes, contacter les interlocuteurs concernés, attendre les mises à jour ou les validations. Ces tâches chronophages réduisent le temps disponible pour les activités à valeur ajoutée.
Une allocation inefficace des ressources
Pour réaliser ses activités, une organisation ou une entreprise puise dans ses ressources. Ces dernières peuvent être humaines, matérielles, financières ou informationnelles.
Pour être efficace, une organisation doit allouer ses ressources en fonction des besoins et des priorités. Mais si les systèmes d’information ne permettent pas d’avoir une visibilité sur les ressources disponibles, ils peuvent conduire à une répartition inefficace ou déséquilibrée.
Par exemple, il peut y avoir un surplus de personnel dans un service et un manque dans un autre.
Des tensions dans les relations interpersonnelles
Au sein d’une organisation, la qualité des informations échangées influence grandement les relations interpersonnelles et les interactions entre les individus. Si ces informations sont erronées à cause d’une mauvaise gestion, elles peuvent générer des malentendus, des conflits ou des frustrations entre collègues.
Ces tensions nuisent au climat de travail et à la motivation.
Une perte de clients
Les clients sont la raison d’être d’une organisation. Ils attendent des produits ou des services de qualité, adaptés à leurs besoins et à leurs attentes.
Pour les satisfaire, une organisation doit disposer d’informations fiables et à jour sur ses clients. Si, à cause d’une mauvaise gestion, les systèmes d’information ne fournissent pas ces informations, ils peuvent entraîner des erreurs de facturation.
On peut également s’attendre à des livraisons retardées, des réclamations ou des insatisfactions. Ces erreurs peuvent provoquer une perte de confiance et de fidélité des clients.
Une mauvaise utilisation des données
Les données sont la matière première des systèmes d’information. Elles représentent une source de valeur pour une organisation.
Elles permettent de tirer des enseignements, d’optimiser les processus, de créer de nouveaux produits ou services, ou de se différencier de la concurrence. Mais si les systèmes d’information sont mal gérés, ou si elles sont inexploitées, elles perdent leur potentiel.
Par exemple, les informations peuvent rester stockées sans être analysées ou partagées.
Un important risque de sécurité
La sécurité assure la protection des systèmes d’information contre les menaces internes ou externes. Elle vise à préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Si la gestion des systèmes d’information est laxiste, elle expose les données sensibles aux failles de sécurité. Ces failles peuvent entraîner des fuites, des vols, des pertes ou des altérations de données engendrant des conséquences juridiques, financières ou réputationnelles.
